Peran Komunikasi Dalam Organisasi
1.
Pengertian Komunikasi
Komunikasi
berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang
berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan
makna, “commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi
kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan
lainnya.
Manusia di dalam kehidupannya
harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok
atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat
bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial
dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok/organisasi itu
selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk
kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan.
2.
Pengertian Organisasi
Interaksi
dan kerja sama ini akan terus berkembang dengan teratur sehingga membentuk
wadah yang disebut dengan organisasi. Interaksi atau hubungan antar
individu-individu dan kelompok/tim dalam setiap organisasi akan memunculkan
harapan-harapan. Harapan ini kemudian akan menimbulkan peranan-peranan tertentu
yang harus diemban oleh masing-masing individu untuk mewujudkan visi, misi, dan
tujuan organisasi/kelompok.
Sebuah
organisasi memang dibentuk sebagai wadah yang didalamnya berkumpul sejumlah
orang yang menjalankan serangkaian aktivitas tertentu secara teratur guna
tercapainya tujuan yang telah disepakati bersama. Terlebih dalam kehidupan
masyarakat modern, manusia merasa bahwa selain mengatur dirinya sendiri, ia
juga perlu mengatur lingkungannya, memelihara ketertiban, mengelola dan
mengontrolnya lewat serangkaian aktifitas yang kita kenal dengan manajemen dan
organisasi. William (1956) menyebutnya dengan istilah “TheOrganisation Man”.
3.
Peran Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi dalam organisasi
adalah komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan para
karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam
rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran
organisasi (Effendy,1989: 214). Manajemen sering mempunyai masalah tidak
efektifnya komunikasi. Padahal komunikasi yang efektif sangat penting bagi para
manajer, paling tidak ada dua alasan, pertama, komunikasi adalah proses melalui
mana fungsi-fungsi manajemen mulai dari perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengawasan dapat dicapai; kedua, komunikasi adalah kegiatan
dimana para manejer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka.
Proses Komunikasi memungkinkan
manejer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Informasi harus dikomunikasikan
kepada stafnya agar mereka mempunyai dasar perencanaan, agar rencana-rencana
itu dapat dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan
tentang penugasan mereka. Pengarahan mengharuskan manejer untuk berkomunikasi
dengan bawahannya agar tujuan kelompo dapat tercapai. Jadi seorang manejer akan
dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen melalui interaksi dan komunikasi
dengan pihak lain. Sebahagian besar waktu seorang manejer dihabiskan untuk
kegiatan komunikasi, baik tatap muka atau melalui media seperti Telephone, Hand
Phone dengan bawahan, staf, langganan dsb. Manejer melakukakan komunikasi
tertulis seperti pembuatan memo, surat dan laporan-laporan.
jadi
yang dimaksud dengan Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan
berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu
organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui
oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi.
Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai
pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan,
pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal
adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada
organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.
Fungsi Komunikasi dalam
Organisasi
Dalam suatu organisasi baik yang
berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga
tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:
a)
Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang
sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system).
Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh
informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat
memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara
lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai
perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran
manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi
ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.
Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan,
jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
b)
Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan
dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada
semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi
regulatif ini, yaitu:
· Atasan atau orang-orang yang
berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk
mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga
mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam
struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of
authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana
semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan
perintah banyak bergantung pada:
·
Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah.
·
Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi.
·
Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus
sebagai pribadi.
·
Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
Berkaitan dengan pesan atau
message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada
kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang
pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
c)
Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi,
kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang
diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka
untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan
yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang
lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan
kewenangannya.
d)
Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha
menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan
pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti
penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan
kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan
antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun
kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan
keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap
organisasi.
4.
Unsur – Unsur Komunikasi
Dalam proses
komunikasi ada tiga unsur yang mutlak harus dipenuhi karena merupakan suatu
bentuk kesatuan yang utuh dan bulat . Bila salah satu unsur tidak ada , maka
komunikasi tidak akan pernah terjadi . Dengan demikian , setiap unsur dalam
komunikasi itu memiliki hubungan yang sangat erat dan slaing ketergantungan
satu dengan lainnya . Artinya , keberhasilan komunikasi ditentukan oleh semua
unsur tersebut . Unsur - unsur komunikasi yaitu :
1) Komunikator
/ pengirim / sender . Merupakan orang yang menyampaikan isi pernyataannya
kepada komunikan . Komunikator bisa tunggal , kelompok , atau organisasi
pengirim berita . Komunikator bertanggung jawab dalam hal mengirim berita
dengan jelas , memilih media yang ocok untuk menyampaikan pesan tersebut , dan
meminta kejelasan apakah pesan telah diterima dengan baik . Untuk itu , seorang
komunikator dalam menyampaikan pesan atau informasi harus memperhatikan dengan
siapa dia berkomunikasi , apa yang akan dia sampaikan , dan bagaimana cara
menyampaikannya .
2) Komunikan
/ penerima / receiver .Merupakan penerima pesan atau berita yang disampaikan
oleh komunikator . Dalam proses komunikasi , penerima pesan bertanggung jawab
untuk dapat mengerti isi pesan yang disampaikan dengan baik dan benar .
Penerima pesan juga memberikan umpan balik kepada pengirim pesan untuk
memastikan bahwa pesan telah diterima dan dimengerti secara sempurna .
3) Saluran
/ media / channel .Merupakan saluran atau jalan yang dilalui oleh isi
pernyataan komunikator kepada komunikan dan sebaliknya . Pesan dapat berupa
kata - kata atau tulisan , tiruan , gambaran atau perantara lain yang dapat
digunakan untuk mengirim melalui berbagai channel yang berbeda seperti telepon
, televisi , fax , photo copy , email , sandi morse , semaphore , sms , dan
sebagainya . Pemilihan channel dalam proses komunikasi tergantung pada sifat
berita yang akan disampaikan( Wursanto , 1994 ) .
5.
Hambatan Komunikasi
Pada
sebuah proses komunikasi yang terjadi terkadang kita juga akan mengalami banyak
hambatan dalam berkomunikasi. Beberapa Hambatan Komunikasi adalah :
·
Hambatan sematik
Komunikasi yang disebabkan oleh fakor bahasa yg
digunakan oleh para pelaku Komunikasi
·
Hambatan mekanik
Komunikasi yang disebabkan oleh factor elektrik, mesin
atau media lainnya
·
Hambatan antropologis
Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan pada diri
manusia
·
Hambatan psikologis
Hambatan
yang disebabkan oleh factor kejiwaan.
6.
Klasifikasi Komunikasi
Di bawah ini ada beberapa klasifikasi komunikasi dalam organisasi yang di
tinjau dari beberapa segi :
a)
Dari segi sifatnya :
·
Komunikasi Lisan
komunikasi yang berlangsung lisan /
berbicara
contoh: presentasi
·
Komunukasi Tertulis
komunikasi melalui tulisan
contoh: email
·
Komunikasi Verbal
komunikasi yang
dibicarakan/diungkapkan
contoh: curhat
·
Komunikasi Non Verbal
komunikasi yang tidak dibicarakan(tersirat)
contoh: seseorang yang nerves (gemetar)
b)
Dari segi arahnya :
·
Komunikasi Ke atas
komunikasi dari bawahan ke atasan
·
Komunikasi Ke bawah
komunikasi dari atasan ke bawahan
·
Komunikasi Horizontal
komunikasi ke sesama manusia /
setingkat
·
Komunikasi Satu Arah
Pemberitahuan gempa melalui
BMKG(tanpa ada timbal balik)
·
Komunikasi Dua Arah
Berbicara dengan adanya timbal balik/ saling berkomunikasi
Berbicara dengan adanya timbal balik/ saling berkomunikasi
c)
Menurut Lawannya :
·
Komunikasi Satu Lawan Satu
Berbicara dengan lawan bicara yang
sama banyaknya
contoh:berbicara melalui telepon
·
Komunikasi Satu Lawan Banyak
(kelompok)
Berbicara antara satu orang dengan
suatu kelompok
Contoh: kelompok satpam
menginterogasi maling
·
Kelompok Lawan Kelompok
Berbicara antara suatu kelompok
dengan kelompok lain
Contoh: debat partai politik
d)
Menurut Keresmiannya :
·
Komunikasi Formal
Komunikasi yang berlangsung resmi
Contoh: rapat pemegang saham
·
Komunikasi Informal
Komunikasi yang tidak resmi
Contoh : berbicara dengan teman
e)
Cara Meningkatkan Keterampilan
Komunikasi
·
Membaca
·
Mendengarkan
·
Percakapan
·
Wawancara
·
Diskusi Kelompok
·
Pidato dan Presentasi
·
Menulis
7.
Kesimpulan
Komunikasi adalah
proses penyampaian informasi dari seseorag kepada orang lain. Dalam organisasi,
komunikasi sangat dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan harus
terselnggara dengan baik dan efektif.
Sumber :
0 ocehan:
Posting Komentar